Tutorial
Hören Sie auf, das von Hand zu tun
Spesenabrechnung ist genau die Art wiederkehrender Arbeit, die Software einfach erledigen sollte. So richten Sie es einmal ein und vergessen es.
In etwa zehn Minuten machen Sie aus Spesen statt einer wöchentlichen Pflicht einen Hintergrundprozess: Belege scannen, sie automatisch zur Genehmigung leiten und Kategorien sich selbst ausfüllen lassen.
Bevor Sie beginnen
Aus einer Monatspflicht eine Hintergrundaufgabe machen
Spesen sind mühsam, weil sie manuell sind, nicht weil sie schwer sind.
Belege eintippen, Freigaben hinterherlaufen und Zeile für Zeile kategorisieren ist Arbeit ohne Erkenntnisgewinn, sie muss nur erledigt werden. Automatisierung nimmt nicht die Kontrolle, sondern die Plackerei.
Diese Anleitung richtet Scannen, Weiterleiten und Kategorisieren einmal ein, sodass der Monatsbericht sich weitgehend selbst erstellt und Ihr Team seine Aufmerksamkeit den Zahlen widmet, nicht der Erfassung.
Was Sie einrichten
Beleg-Scan
Belege automatisch erfassen und lesen, ohne Abtippen.
Freigabe-Routing
Jede Spese eigenständig an den richtigen Prüfer senden.
Auto-Kategorisierung
Positionen bei Ankunft in die richtigen Töpfe sortiert.
Einrichtung
Vier Schritte
- 1
Belegerfassung aktivieren
Aktivieren Sie das Scannen, sodass ein Foto eines Belegs automatisch zu einer strukturierten Spese wird.
- 2
Genehmigungsregeln setzen
Definieren Sie, wer was genehmigt, nach Betrag, Kategorie oder Team, sodass die Weiterleitung ohne Sie geschieht.
- 3
Auto-Kategorien hinzufügen
Ordnen Sie gängige Anbieter einmal Kategorien zu, und künftige Spesen sortieren sich selbst.
- 4
Prüfen und fertig
Prüfen Sie die Zusammenfassung und lassen Sie den Ablauf von da an laufen.
Ergebnis
Was Sie sparen
- Keine manuelle Dateneingabe von Belegen mehr
- Genehmigungen automatisch nach Ihren Regeln geleitet
- Konsistente Kategorisierung, ohne daran zu denken
- Stunden zurück, jede Woche
Aus der Praxis
Vom Schuhkarton voller Belege zum Fünf-Minuten-Abschluss
Die wahren Kosten manueller Spesen liegen nicht im Abtippen, sondern im Hinterherlaufen. Die Buchhaltung jagt Reisenden hinterher, Reisende jagen Genehmigern, und der Monatsabschluss wird zur Ausgrabung. Automatisierung setzt genau dort an.
Jeder erfasste Beleg wird sofort der Kartentransaktion zugeordnet und gegen die Richtlinie geprüft. Probleme tauchen auf, solange die Reise noch frisch ist, nicht drei Wochen später in einer Ablehnungs-Mail.
Teams führen das meist schrittweise ein: mit einem Kartenprogramm starten, den Export ans bestehende Buchhaltungssystem anbinden und einen Monat Parallelbetrieb Vertrauen aufbauen lassen, bevor die alte Tabelle endgültig abgeschaltet wird.
Wir bauen Software für Teams, deren Werkzeuge zur tatsächlichen Arbeitsweise passen sollen — Web, Mobile, KI und die Systeme, die alles verbinden. Hier schreiben wir über das, was wir dabei lernen.